Professionelle Eventkommunikation: E-Mail Marketing, das ankommt

Eine effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jeder Veranstaltung. In der digitalen Welt ist die Event-Kommunikation per E-Mail Marketing ein entscheidendes Instrument, um Teilnehmende zu gewinnen und zu begeistern. 

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1. Grundsätzliche Regeln beachten

Bevor du mit der E-Mail-Kommunikation loslegst, gilt es ein paar grundsätzliche Regeln zu verstehen und zu beachten. Um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, ist vor allem die Zustimmung der Empfängerinnen und Empfänger entscheidend. Das Konzept wird als «Opt-In» bezeichnet und ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, um Spam zu verhindern und den Datenschutz zu gewährleisten. Durch Abonnements, Anmeldeformulare und Bestätigungs-E-Mails kannst du sicherstellen, dass E-Mails nur an Personen gesandt werden, die dem Erhalt der Nachrichten zugestimmt haben. 

Eine prominent verlinkte Datenschutzerklärung und transparente Informationen darüber, wie personenbezogene Daten verwendet werden und wie man sich von Services abmelden kann, erhöhen ausserdem das Vertrauen bei den Empfängerinnen und Empfängern. So ist das Einhalten von Gesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern auch eine vertrauensbildende Massnahme für das Zielpublikum und Teilnehmende. 

2. Die perfekte E-Mail

Die Erstellung einer perfekten E-Mail erfordert Zeit und Sorgfalt. Eine aussagekräftige, personalisierte Betreffzeile, die Neugierde weckt und Dringlichkeit vermittelt, erhöht die Chance, dass die anvisierte Zielgruppe deine E-Mail öffnet. Ein gut strukturiertes und ansprechendes Design verbessert die Lesbarkeit, Bilder und Grafiken unterstützen die Botschaft. Die E-Mail sollte responsive und auf allen Endgeräten gut lesbar sein – es lohnen sich darum Tests auf unterschiedlichen Geräten und Systemen. 

Damit dein Publikum jederzeit die richtige Botschaft erhält, sollte jede Email-Kampagne an eine spezifische Zielgruppe gerichtet sein. Achte darauf, dass deine Empfängerlisten aktuell und – wenn möglich – mit zusätzlichen Daten angereichert sind. Wichtige und hilfreiche Daten sind demografische Merkmale, Interessen, Kaufverhalten oder vorheriges Event-Engagement. Mit einer gut segmentierten Empfängerliste kannst du gezielt Nachrichten an Personen schicken, die gemeinsame Interessen oder ähnliche Bedürfnisse haben. 

3. Die richtige Frequenz wählen

Timing und Frequenz sind für Emails entscheidend und beeinflussen Öffnungs- und Klickraten. Je nach Zielpublikum kannst Du mit verschiedenen Zeiten und Tagen experimentieren, um den optimalen Zeitpunkt für den Versand zu finden. Im Business-Umfeld ist ein Aussand an Werktagen und während der Arbeitszeit empfohlen. Manchmal lohnt aber auch eine azyklischer Versand – am Abend oder am Wochenende. Beachte eine ausgewogene Versandkadenz, um dein Publikum nicht mit zu vielen E-Mails zu überfluten. 

4. Die User Journey gestalten

Die User Journey spielt auch in der Event-Kommunikation eine entscheidende Rolle. Wer Teilnehmende in allen Phasen optimal begleitet, erhöht die Chancen für ein optimales Event-Erlebnis und damit das Erreichen der eigenen Kommunikationsziele. In der Awareness-Phase kann eine Teaser-E-Mail genutzt werden, um das Publikum auf das Event aufmerksam zu machen. Um die Anmeldungen zu fördern, werden klare Call-To-Action-Elemente im E-Mail-Verkehr verwendet. Informationen zu den Event-Highlights und personalisierte Angebote fördern das Interesse, besondere Angebote wie ein Early-Bird-Rabatt oder exklusive Vorteile erhöhen die Attraktivität für das Publikum. 

Vor dem Event kannst du Teilnehmende bereits aktiv in das Event einbinden: Teile Tipps zur Vorbereitung, aktuelle Umfragen oder eine Möglichkeit sich mit anderen Besuchenden zu vernetzen. Kurz vor dem Event unbedingt nochmals eine E-Mail an alle angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer verschicken, in der alle Informationen und nützlichen Tipps zusammengefasst sind. 

Nach dem Event kannst Du eine Follow-up-E-Mail nutzen, um die die Kundenbindung aufrecht zu erhalten: Danke-E-Mails und Umfragen mit der Bitte um Feedback zum Event ermöglichen dir wichtige Insights für künftige Veranstaltungen. Downloads mit Präsentationen oder Zusammenfassungen bieten für (B2B-)Besuchende einen echten und geschätzten Mehrwert. 

5. Erfolg messen und Ergebnisse optimieren

Um den Erfolg deiner E-Mail-Kampagne zu messen, solltest du wichtige Kennzahlen tracken. Die Analyse von Anmeldungszahlen, Öffnungs- und Klickraten helfen dabei, die Effektivität deiner Handlungsaufforderungen (CTAs) zu messen. Mit übersichtlichen Dashboards kannst du durch eine klare und einfache Visualisierung Ordnung in die Daten bringen.  

Auf Basis dieser Erkenntnisse kannst du deine Kommunikation kontinuierlich verbessern und deine Zielgruppe effektiv ansprechen und erreichen.  

Fazit: 

Die Event-Kommunikation per E-Mail kann entscheidend sein, um den Erfolg deines Events zu steigern. Mit den richtigen Strategien und bewährten Methoden kannst du die Teilnehmerzahl erhöhen und deine Kommunikationsziele erreichen.

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