Event Kommunikation
Digitale Events vs. On-site Events: Die Zukunft der Veranstaltungsplanung
In der heutigen schnelllebigen Welt stehen Veranstaltungsplanende vor der Herausforderung, innovative Wege zu finden, um ihre Zielgruppen zu erreichen. Ob sie sich dabei für digitale oder Events vor Ort entscheiden, hängt von der Zielsetzung und einzelnen weiteren Faktoren ab. In diesem Artikel nehmen wir die Vor- und Nachteile beider Formate genau unter die Lupe.
Digitale Events: Die Vorteile
Veranstaltungen in den digitalen Raum zu legen, ist nicht erst seit der Pandemie zum Trend avanciert. Die Vorteile liegen auf der Hand: Für kleinere Konferenzen oder kurze Webinare können Teilnehmende auf eine Anreise verzichten, was nicht nur kosten- sondern auch zeiteffizient ist. Für den Veranstaltenden erübrigt sich die Organisation des Veranstaltungsortes und in diesem Zuge auch des Caterings und der Personalbeschaffung für den Veranstaltungstag. Digitale Events sind also flexibler und haben eine grössere Reichweite, da sie standortunabhängig sind. Dies eröffnet neue Möglichkeiten zur Erweiterung des Publikums und der Markenbekanntheit.
Die Technik wird hier keineswegs mehr zum Fallstrick – inzwischen ist auf dem Markt eine ganze Bandbreite an technischem Equipment verfügbar und auch mit kleineren Budgets lassen sich für den Anfang durchaus passable Lösungen finden.
Digitale Events: Die Nachteile
Wer eine Veranstaltung streamt, kann mit technischen Herausforderungen konfrontiert werden. Für Internetausfälle, Bugs auf der Veranstaltungsplattform oder Ähnliches sollten Veranstaltende immer einen Plan B in der Hinterhand haben. Mit einer guten und professionellen Vorbereitung lässt sich das Risiko hier allerdings minimieren. Ein klarer Nachteil ist die eingeschränkte Interaktion zwischen Publikum und Speaker:innen. Wer regelmässig an Video Calls teilnimmt, der kennt die teils unangenehme Stille, die ausbricht, nachdem der Vortrag beendet ist oder eine Fragerunde eingeleitet wird. Auch hierbei lassen sich Vorkehrungen treffen: Wer sich mit seinem Thema auskennt, der kennt auch gängige Fragen dazu. Diese lassen sich bereits im Vorwege vorbereiten und können dabei helfen, die Teilnehmenden zur weiteren Interaktion anzuregen.
Ein weiterer Nachteil digitaler Veranstaltungen ist die fehlende Möglichkeit zum Netzwerken mit Gleichgesinnten. Für viele ist die Beziehungspflege ein wichtiger Grund zur Teilnahme an Branchenevents. Allerdings kann dieser Faktor bei Webinaren oder Informations-Veranstaltungen vernachlässigt werden, da hier die Weitergabe von Wissen im Vordergrund steht und die Vorteile einer flexiblen Organisation überwiegen.
Bei digitalen Events sind Teilnehmende darüber hinaus möglicherweise anfälliger für Ablenkungen durch E-Mails, soziale Medien oder andere Online-Aktivitäten, was zu einem Mangel an Aufmerksamkeit und Engagement führen kann. Hier können Veranstaltende mit interaktiven Elementen Abhilfe schaffen.
On-site Events: Die Vorteile
On-site-Veranstaltungen bieten die Möglichkeit einer persönlichen Interaktion und Networking, was zu tieferen Verbindungen und einem intensiveren Eventerlebnis führen kann. Die immersive und sensorische Erfahrung, die digital schwer zu reproduzieren ist, schafft ein Markenerlebnis, das das Engagement der Teilnehmenden erhöht. Live-Musik, kulinarische Genüsse und physische Produktpräsentationen sind Beispiele für Elemente, die Vor-Ort-Events einzigartig machen und dazu beitragen, ein bleibendes Erlebnis zu schaffen und die Markenbindung zu stärken.
Die genannten Vorteile lassen sich am ehesten auf physische Grossveranstaltungen übertragen. Webinare u.ä. können durchaus auf eine mitreissende Event Experience verzichten und den Inhalt in den Vordergrund stellen.
On-site Events: Die Nachteile
Physische Events sind oft teurer als digitale Events und können eine begrenzte Reichweite haben, da Teilnehmende möglicherweise nicht in der Lage sind, an entfernten Veranstaltungsorten teilzunehmen. Die Planung und Durchführung von On-site-Veranstaltungen ist erheblich aufwändiger und kostenintensiver und erfordert eine sorgfältige logistische Planung, einschliesslich der Auswahl eines geeigneten Veranstaltungsortes, der Koordination von Reisen und Unterkünften für Speaker:innen sowie Teilnehmende und der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs vor Ort.
Was bleibt gleich?
Wer übrigens glaubt, Einladungs- sowie Teilnehmermanagement und Eventpromotion sind bei digitalen Events von geringerem Aufwand, der täuscht sich. Unabhängig vom Eventformat wird die gesamte Eventkommunikation von Save the Date bis hin zum Follow-up nach der Veranstaltung benötigt, um eine möglichst hohe Teilnehmerzahl zu generieren und die Kundenbindung auch im Anschluss zu halten.
Auch die Inhalte können identisch bleiben – beide Formate erfordern eine ausführliche Vorbereitung der Speaker:innen.
Zielsetzung ist entscheidend
Insgesamt gibt es sowohl für digitale als auch für On-site-Veranstaltungen Vor- und Nachteile. Die Wahl des richtigen Formats hängt von den Zielen der Veranstaltung, den Bedürfnissen der Zielgruppe und den verfügbaren Ressourcen ab. Möglicherweise ist eine Kombination aus beiden Formaten die beste Lösung, um die Vorteile beider Welten zu nutzen und ein einzigartiges und ansprechendes Veranstaltungserlebnis zu schaffen.
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