Event Management
Unsere Rolle
Gästemanagement, Projektkoordination, Eventlogistik
Die Herausforderung
Die FMO ist eine jährliche internationale Veranstaltung, die Journalisten, Akademiker und Politiker zusammenbringt und eine Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Agenturen in ganz Europa erfordert. In dieser Zusammenarbeit ist LA Click verantwortlich für das Gästemanagement und die Kommunikation, die Echtzeit-Datenverfolgung, die vor Ort stattfindende Gästeregistrierung, Livestreaming-Aktivitäten und das Reporting. Im Laufe der Zeit sind die Veranstaltungen gewachsen, was zu einer Zunahme des E-Mail-Verkehrs, einer grösseren Menge an Gästedaten, die sorgfältig behandelt werden müssen, sowie zu einem grösseren Umfang der Veranstaltung und einem erhöhten Publikum bei den Livestreams geführt hat.
Der Ansatz
Wir haben umfassende Event-Unterstützung für FMO bereitgestellt und dabei die folgenden Schwerpunkte abgedeckt:
- Verwaltung der Event-Website, der Gästeinladungen und der Nachfass-E-Mails, um eine gut koordinierte User Journey mit klarer und rechtzeitiger Kommunikation zu schaffen.
- Verwaltung des Check-ins und Drucks von Namensschildern vor Ort, um den Registrierungsprozess zu optimieren und einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Datenmanagement, einschliesslich Teilnehmernominierungen, Dashboards und Anwesenheitsverfolgung, um wertvolle Einblicke zu bieten und die Eventabläufe zu vereinfachen.
- Einrichtung und Überwachung des Livestreams sowohl für das Event als auch für die nachträgliche Ansicht, um allen Teilnehmern Zugang und Interaktivität zu gewährleisten.
- Sammlung und Berichterstattung über das Feedback der Teilnehmenden nach dem Event.
Die Ergebnisse
Im Laufe der Ausgaben haben wir kontinuierliche Verbesserungen im Event-Management vorgenommen. Zunächst führten wir benutzerfreundliche Vorlagen ein, die die Zusammenarbeit zwischen den Agenturen erleichterten. Anschliessend entwickelten wir stündlich aktualisierte Dashboards, um wichtige Kennzahlen effektiver zu verfolgen. Durch den Wechsel zu einer neuen Website-Plattform machten wir das Livestreaming reibungslos und nahtlos. Schliesslich verfeinerten wir unsere E-Mail-Kommunikation, um die Teilnehmer vor und nach der Veranstaltung informiert und engagiert zu halten.